Jak prowadzić negocjacje?
Sztuka negocjacji to niezwykle cenna umiejętność, która gwarantuje utrzymanie właściwych relacji z rozmówcą oraz osiągnięcie zamierzonego celu. Często jednak rozmowy kończą się fiaskiem. By tego uniknąć, warto gruntownie przygotować się do negocjacji.
Prowadząc działalność biznesową bądź pracując na stanowisku kierowniczym, nie raz będziesz musiała negocjować. Znajomość stylów negocjacji oraz kryteriów ich wyodrębnienia ułatwi ci prowadzenie rozmów a także zrozumienie zachowania partnera negocjacyjnego.
By osiągnąć zamierzony cel tego dwustronnego procesu komunikacji, niezbędne jest osiągnięcie porozumienia, które w efekcie prowadzi do zawarcia transakcji handlowej. Pamiętaj, by decyzje, dotyczące sprzedaży i kupna produktów, cen, warunków i terminu zapłaty oraz czasu dostawy, uzgadniać wspólnie z partnerem. Jeśli natomiast zajdzie konieczność rezygnacji z udziału w dalszych rozmowach, masz do tego pełne prawo. Możesz zdecydować się także na szukanie innego partnera, bowiem strony negocjacji nie są ze sobą powiązane zawodowo poza kwestiami będącymi przedmiotem pertraktacji.
Dobrze jest też mieć świadomość wartości zawieranej umowy. Taki kontrakt z uzgodnionymi warunkami ma moc prawną i w sytuacjach, gdy umowa jest niezmienna, wskazane są rozsądne działania i przemyślane kroki. Uchroni to przed pochopnymi decyzjami, które trudno będzie zmienić.
Aby wybrać odpowiedni styl negocjacyjny, zapoznaj się uprzednio z problematyką i tematem rozmów. W biznesie, negocjacje dotyczą głownie kwestii finansowych i organizacyjnych, np. uzgodnienia stanowiska pracowników z pracodawcami oraz handlowców z klientami. Zatem duża część rozmów dotyczy problemów związanych bezpośrednio z prowadzeniem przedsiębiorstwa.
Na wybór stylu negocjacyjnego istotny wpływ ma również nastawienie partnerów negocjacji. Mogą być oni aktywni lub bierni oraz nastawieni na walkę lub współpracę. W związku z tym, przed przystąpieniem do rozmów, warto uporządkować kwestie organizacji i funduszy firmy oraz dowiedzieć się, jakie nastawienie ma nasz partner. To ułatwi ci dobór argumentów i metod konwersacji.
Pamiętaj też, że na styl negocjacji może wpłynąć presja czasu. Dzieje się tak wówczas, gdy tylko jedna ze stron nie może pozwolić sobie na zwłokę. Niektórzy oczywiście celowo wykorzystują presję czasu dla uzyskania przewagi i przeciągają rozmowy tak, aby przekroczyć możliwości czasowe drugiej strony. Wiadomo, że partner rozmów jest wówczas skłonny do zaakceptowania warunków mniej korzystnych niż te, które by zaakceptował w sytuacji swobody czasowej. Pamiętaj o tym, gdy zdarzy się konieczność uczestnictwa w tak trudnych rozmowach. Pod wpływem presji czasu zmienia się bowiem wartość dóbr, a podejście do rozmów nabiera bardziej rywalizacyjnego charakteru.
Ważnym kryterium, wpływającym na wybór stylu negocjacyjnego, jest to, jakie osoby biorą udział w negocjacjach. Jeśli twoim partnerem jest osoba mocno zaangażowana w sprawy firmy, to możesz spodziewać się kooperacji (podejścia bardziej uległego), albo rywalizacji. Prowadząc wiele rozmów, na pewno zdarzy ci się spotkać przedstawicieli firm. Mogą to być zarówno specjalnie wydelegowane osoby z danego przedsiębiorstwa jak i eksperci, występujący jako trzecia strona, która nie jest bezpośrednio zaangażowana w interesy, ale prowadzi rozmowy w czyimś imieniu.
Negocjacje odbywają się wówczas w stylu rywalizacyjnym lub rzeczowym (oparte na interesach). Zlecenie rozmowy ekspertom daje pewność profesjonalnego prowadzenia negocjacji, jednak pojawia się tu ryzyko braku wystarczającej troski o interesy stron, gdyż specjaliści rzadko przejawiają osobiste zaangażowanie. Uważaj więc, angażując specjalistę do reprezentowania własnej firmy oraz rozmawiając z takim partnerem.
Założenie, że negocjacje są współpracą obu stron, wiąże się ze stosowaniem pewnych strategii i przestrzeganiem kilku zasad. Pamiętaj, by oddzielać osoby od problemu - nie walczy się z ludźmi, ale z trudnościami. Staraj się też zawsze znaleźć rozwiązanie dające korzyści obu stronom. W tym przypadku niezbędne jest prawidłowe zrozumienie potrzeb drugiej strony, co umożliwi wypracowanie wspólnego rozwiązania. By porozumienie było realizowane rzetelnie i trwale, musi być zaakceptowane w pełni przez obie strony.
Co najważniejsze, nalegaj na stosowanie obiektywnych kryteriów - należy zbierać rzetelnie informacje i upewniać się, czy obie strony podobnie je interpretują. To pozwoli uniknąć wielu nieporozumień.
Aleksandra Kaczmarek
